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Cómo escribir comunicaciones corporativas en tu Digital Workplace

¿Tienes que publicar comunicaciones corporativas y compartir contenidos para los empleados y no sabes por dónde empezar?

Escribir para los trabajadores de la compañía supone un reto para cualquiera que deba generar comunicaciones corporativas, sea el responsable de comunicación interna, un editor del blog corporativo o alguien del departamento de cumplimiento normativo.

Diferencias escritura web/app y papel

Si eres nuevo en esto de la comunicación digital corporativa, lo primero que debes saber es que hay diferencias entre la escritura web o app y la escritura en papel. 

La comunicación digital llega en cualquier momento y en todos los formatos. En móvil, PC o Tablet y a todas las horas del día. Por lo tanto, el lector no se comporta de la misma manera.

Una de las ventajas de la escritura digital es que te permite generar feedback en directo. Interactúa con los empleados y serán tus mejores aliados en la dinamización de las comunicaciones: convierte la intranet en una verdadera comunidad corporativa dentro de tu Digital Workplace.

El empleado-lector 

La actitud del empleado frente a las comunicaciones corporativas determina la forma en que debes orientar la información. Probablemente tendrá poco tiempo, intercalará las lecturas de esas comunicaciones en el Digital Workplace ya sea en el escritorio o en la app entre tareas o entre reuniones. Y, siendo honestos, no es el foco de su trabajo, y no va a dedicar todo su interés. Por lo tanto:

  • Escribe sencillo.
  • Escribe breve.
  • Escribe algo útil.
  • Escribe con emoción.

El lector en web o app no lee, escanea. Puede estar en contextos de lo más variados. Si tienes opción de colarte en su foco de atención, ¡aprovéchalo! De otra manera, no podrías llegar a él.

Recuerda que escribes para tus empleados, no escribes para ti. Crea uno o dos personajes tipo y visualízalos. Cada vez que te sientes a escribir, ten a esas personas en mente en todo momento.

¿Cómo debe ser el feed de comunicación?

La estética es importante. Se deben usar plantillas simples con fondos planos (mejor si es blanco). Aunque a veces la información se debe extender, intenta no arrojar todo el texto: menos, es más. Plantéate utilizar 2 o 3 comunicaciones más breves en lugar de una larga si el caso te lo permite.

Si usas imágenes, mejor que sean imágenes grandes y a buena resolución.

Un buen ejemplo:

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El nombre de tu Digital Workplace importa

La intranet es la puerta principal de entrada a tu Digital Workplace. Si va a ser uno de los principales puntos de conexión hacia los empleados y entre ellos, escoge un nombre que represente vínculo, unión, que refleje las intenciones de lo que estás creando.
Ejemplos (reales) de Digital Wokrplace de algunas corporaciones:

  • The Loop -> bucle.
  • Sphere -> esfera.
  • neXe -> nexo.
  • La intranet es de todos… sí este es el nombre completo (sin espacios).

¿Cómo redactar? Un post, una idea

Como hemos dicho, el lector corporativo tiene poco tiempo y poca de tu atención. Céntrate en hablar de una sola idea en cada publicación.

Siempre que la comunicación te lo permita, usa un lenguaje cercano. Incorpora temas que le interesen con los que sean obligatorios y normativos.

Usa el espacio en blanco y la negrita, destaca frases que sean relevantes para captar su atención.

Se pueden organizar las ideas en listas de puntos o números y cuando convenga, titular también los párrafos.

Hay que hacer que el beneficio de leer la comunicación sea mayor que el coste.

Costes:

1) Hagamos nuestro texto legible:

  • Letra sencilla.
  • Tamaño suficiente.
  • Fondo contrastado.

El texto debe ser fácil de leer con palabras sencillas, frases cortas sin estructuras complicadas.

2) Hagamos nuestro texto breve:

  • Te leen desde el móvil (cuidado con la letra pequeña).
  • No divagar, ir al grano.
  • Una sola idea (¡de nuevo!).
  • De 300 a 1.000 palabras (de 600 a 900 casi mejor).

3) Hagamos nuestro texto comprensible

  • Introducir en el título de qué va el post. Utiliza títulos comprensibles fuera de contexto, que den información útil y sean lo más cortos posibles.
  • Evitando preámbulos.
  • Siendo claros.
  • Compartimentando (no a los textos ladrillo).

Ejemplos de buenos títulos:

  • Abierta nueva convocatoria interna para responsable de proyectos en Departamento de Internacional. ¡Apúntate ya!
  • Publicado el nuevo documento de política de solicitud de viajes.
  • Beneficios sociales: ¿los conoces? Echa un vistazo a la lista de beneficios disponibles.
  • ¿Cómo solicitar vacaciones o permisos personales?

 

¿Y qué escribo?

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En un entorno corporativo, los temas a tratar suelen ceñirse a información de la empresa y del mercado, pero dentro de este paraguas pueden ser muchos y variados. Desde los más informales como los horarios de la fiesta de Navidad, a los más prácticos cómo las indicaciones para registrar tu asistencia a una formación, recomendaciones para tener el CV actualizado, o en qué carpeta se puede encontrar la documentación de OnBoarding para los primeros días en la empresa. Comparte los eventos de la empresa, realiza encuestas o haz recordatorios sobre los beneficios sociales de la compañía.

Si además, tu Digital Workplace está personalizado para cada empleado, todavía puedes acertar mejor con los contenidos que van a interesar a cada grupo o a cada persona.

Revisar y cerrar

Cerrar el post es difícil. Pero no imposible.
  • Pide opinión, ideas.
  • Cierra con una conclusión tajante.
  • Déjalo abierto.
  • Pide, propón.
  • Da las gracias. 

Por último, añade metadatos a la publicación. Será más fácil de buscar por parte de los empleados y quedará mejor organizado el contenido dentro de la intranet.

Cuando termines, relee las veces que haga falta. Recorta, recorta y después, RECORTA.

Resumiendo

  • Escribe para tu empleado
  • Céntrate en una idea
  • Un texto legible, fácil, comprensible y lo más breve posible
  • Un título informativo
  • Sin preámbulos
  • Apoyado en una imagen

Por último, recuerda que tus empleados tienen su experiencia personal. Las emociones venden, y las historias te acercan a ellos.

Queremos que vuelvan, que nos busquen y hablen de nosotros. Emocionémosles.

 

Si estás interesado en que tus empleados empiecen a realizar comunicaciones corporativas en su Digital Workplace, no dudes en contactar con nosotros.

Desde RAONA, te guiaremos y te ayudaremos en la definición de la solución que mejor encaje con tus empleados y empresa, y los objetivos que quieras alcanzar. Si te interesa conocer más sobre todos los aspectos que tiene que poseer un Digital Workplace enfocado al employee engagement, no dudes en descargar nuestro ebook «Digital Workplace».

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